Zálohování elektronických dat

Slovo úvodem

Vážení čtenáři, tentokrát se na vás obracím s velmi závažným tématem, ke kterému, přiznejme si to, přistupujeme asi všichni více méně lehkovážně. Jedná se o zálohování dat. Pod tímto pojmem se skrývá mnohem více než jen prosté zkopírování nějakých souborů na nějaké medium, které je třeba hodně, ale častěji málo bezpečné. Nežijeme již jako naši dědové ve „století páry“ a už čím dál tím méně můžeme slyšet i to slavné „Marečku, podejte mi pero…“, to proto, že píšeme, čím dál, tím více jen na počítači. Z toho plyne, že už skoro neukládáme napsané listiny a popsané papíry do šanonů, pořadačů, přihrádek, zásuvek a kdoví, kam ještě. Žijeme jednoznačně v éře informací, pohybujeme se po informačních dálnicích a všechny údaje pořizujeme, upravujeme, třídíme, prezentujeme, tiskneme, posíláme si je, můžeme je číst, vidět, slyšet či multimediálně vnímat, a to vše ve svých počítačích, noteboocích, iPhonech, nebo iPadech.

Čím více si budeme uvědomovat, co informace jsou, jakou mají moc, které jsou pro nás důležité a jak moc, které jsou důvěrné, citlivé, nebo dokonce nebezpečné (pro nás, spolupracovníky, firmu, rodinu nebo dokonce stát) pak si jich budeme více vážit, chránit je a zálohovat.

Co jsou informace?

Informace mohou mít různou formu i způsob vzniku.

• Dokumenty vzniklé mimo „počítačový proces“ (potvrzení, strojem nebo rukou psané dopisy, osobní, cestovní a jiné doklady, nejrůznější karty, vysvědčení a diplomy, plánky či výkresy, důležité fotografie, zvukové a videonahrávky a bůhví co ještě): je praktické si je prostě „oxeroxovat“, třeba pro případ ztráty nebo odcizení. Digitalizovat je můžeme různými formami, nečastěji scanováním, kopírováním v kopírce s digitálním výstupem, prostým ofotografováním a dnes třeba i mobilním telefonem.
• Obdobné věci mohou existovat již takzvaně „digitalizované“, nebo přímo vzniklé jako prvotní elektronický produkt. K nim ovšem přibývají seznamy důležitých adres, obchodních kontaktů, korespondence, e-mailové adresy, odkazy na internetové zdroje atd.
• Zcela zvláštní kapitolou (a proto jí úmyslně věnuji separátní bod) je původní individuální nebo kolektivní tvorba, knihy a publikace, články, nejrůznější absolventské práce, prezentace, databáze, umělecká díla atd. Nesmíme zapomenout ani na záznamy z nejrůznějších elektronických přístrojů, medicínských a průmyslových kamer, sumarizované výsledky výzkumů a laboratorní záznamy, fotografie, filmy, grafy, statistiky, v poslední době oblíbené fotografie slidů z přednášek a mnoho dalšího. Velmi speciální jsou pak podklady pro soutěže a výběrová řízení, granty nevyjímaje. Nezapomínejme ani na zálohování paměťových karet mobilních telefonů, fotoaparátů a kamer.
• Neméně důležité jsou informace ekonomické, především účetnictví, bankovní výpisy, faktury, objednávky, smlouvy obchodního charakteru, účtenky a jiné doklady. Tady jen připomenu jeden případ, kdy se počítač s nezálohovaným účetnictvím neopravitelně zhroutil dva dny před termínem daňového přiznání. A to existují i živelné pohromy, zloději, zlomyslní spolupracovníci nebo propouštění zaměstnanci, kteří takto účinně škodí.
• Jako poslední v řadě uvádím informace, které v počítačích nemají co dělat, a když už jsou v počítači zpracovány, mají se po jejich bezpečném zálohování z útrob PC bezpečně odstranit (nebo zašifrovat). Jsou to především PIN-kódy k bankovním kartám všech druhů i mj. přístupová hesla do různých systémů a databází. Pozornost je třeba věnovat zdravotnickým a personálním údajům nejen pacientů, které jsou bez výjimky chráněny zákonem a únik informací je stihán jako trestný čin (třeba jen z nedbalosti). Připomenu i právní odpovědnost vedoucích pracovníků.

Velmi osobní, intimní, milostnou korespondenci, fotografie (ba i filmy) nacházím často „jen tak“ v počítačích, které opravuji. Ty opravdu nejdůvěrnější informace mají zůstat jen v našem mozku a nesmíme se s nimi nikomu nikdy svěřit. Jen to je bezpečné. A nemusíme je pak ani zálohovat. Nadto budou s postupem času barvitější a předčí původní realitu, pokud je naše paměť ovšem nesmaže.

Označování dat a souborů

Už když soubor nebo skupinu souborů vytváříme nebo ukládáme, je dobré přemýšlet nad tím, jak je na první pohled rozpoznáme jen podle jména nebo jména adresáře. Kdybyste mohli vidět úsměv na mé tváři… Mohu říci, že vysoké procento uživatelů PC vůbec neví, kam se jejich soubor vlastně zapisuje, dokonce neví, zda na disk C do dokumentů, síť, nebo na flash-paměť (a taky neví, jak je pak najde).

Věřte mi, že vytvořit si vlastní adresářovou strukturu je základ úspěchu při organizaci ukládání a později zálohování souborů.

Jméno se snažte vytvořit vždy konkrétní a adresné, pokud použijete obecná slova jako „dopis“, „prezentace“ nebo „grant“, může se vám snadno stát, že si novým dokumentem přepíšete jiný, starší, který má třeba i 500 stran. Já osobně produkuji mimojiné desetitisíce fotografií a ukládám je tématicky po adresářích, které označuji tak, aby se zobrazovaly v tříditelné podobně podle data. Proto si například označím adresář 20100106_Trikralovy koncert. Tedy datum „RRRRMMDD_kratka_anotace“. Všimněte si, prosím, že zásadně neužívám diakritiky a mezery se snažím nahradit podtržítkem. Diakritika se nedoporučuje pro ukládání na síťové disky, ale ani pro maily do zahraničí i tuzemsko. Argument, že vlastníte „český“ operační systém, moc neobstojí, protože je jen „počeštěný“. Vlastní adresářová struktura je tak individuální, že můžete vytvářet například skupiny po dnech, týdnech, měsících nebo letech. Nebo tematicky podle druhů dat, projektů, grantů, zákazníků či adresátů, prostě vaší fantazii se meze nekladou.

Způsoby zálohování

Dostávám se, jak se říká, k „jádru pudla“. Zálohování by se asi dalo rozdělit na:

• organizační stránku a systém (zdůraznil bych pravidelnost a důslednost)
  Dá se říci, že stačí zálohovat jednou za dva tři dny nebo týdně, v některých případech měsíčně. Určitě vždy po dokončení projektu nebo významné práce. Pro snadné zapamatování se často užívá systém sudý – lichý (den nebo týden), přičemž se zachovávají minimálně tyto dvě poslední kopie. Na škodu není ani organizovaný archiv.
• programové a technické prostředky
  • Určitě bych doporučil úplné kopírování celé nebo určené části adresářové struktury.
  • Existují programy typu „backup“ ale osobně je příliš neužívám a ani nedoporučuji pro méně zkušené uživatele (ti protřelejší si poradí).
  • Pro zálohování celého poštovního systému, který s ohledem na korespondenci a přílohy přijaté a odeslané pošty nabývá velké důležitosti, doporučuji vytvořit „stínový poštovní systém“ u jiného poskytovatele (s jinou poštovní adresou) a automaticky tam přeposílat všechny příchozí a odchozí zprávy. Systém ale nesmí být omezen objemem množství uložených dat.
• cílová média a úložiště
  • Kopie na fyzicky jiný pevný disk v tom samém počítači (nejméně vhodné, ale lepší než nic).
  • Osobně preferuji kopírování na síťový disk ve firmě, protože po domluvě se správcem sítě vím, že se můj adresář pravidelně zálohuje na diskové pole.
  • Použít službu specializované zálohovací firmy, které je možno najít na internetu. Má to ale háček, něco to stojí a pak svěříte svá data někomu jinému.
  • Vypálit data na CD/DVD (případně přepisovatelé médium 700 MB/4,7 GB) – zde je třeba vždy pamatovat na opatrnou manipulaci s disky (otisky prstů a škrábance) a uložení médií v suchu a bez přístupu světla. Je ale třeba použít jen nejkvalitnější značková paměťová media originální japonské produkce Taiyo Yuden (nepsaný standard za cenu do 10 Kč) nebo o trochu dražší (do 27 Kč) média EMTEC GOLD nebo KODAK GOLD s vysoce stabilní vrstvou na bázi zlata, kterou užívají někteří profesionálové například v nahrávacích studiích.
  • Existuje i Technologie Blue-Ray Disc s vysokou kapacitou okolo 25 GB (nemám zatím zkušenosti a média vyžadují speciální vypalovačku).
  • Zkopírovat na přenosný pevný disk (pro velké objemy dat běžně 320 GB až 2 TB), doporučuji však jen výrobky renomovaných firem a šetrnou manipulaci.
  • Zkopírovat na USB flash-pamět (dnes už běžně i 8–16 i více GB) a nezapomeňte, že takovou paměť (minikartu) má i většina mobilů poslední generace.
  • Při relativně malých objemech (málo citlivých!) dat je možno si je posílat sám sobě do veřejného nebo privátního poštovního systému, který má neomezené úložiště (například Seznam.cz). Je třeba počítat s tím, že jedna poštovní zpráva může přenést zpravidla jen 6–8 MB dat, což je poměrně málo.
  • Je možné přenášet rychle obrovská množství dat (například kolegovi nebo domů) prostřednictvím různých komunikačních systémů, například Skype, hodí se to zejména na cestách, když něco zapomenete, nebo se bojíte, že o data cestou přijdete.
• ochrana dat
  Proto, aby byla data pečlivě chráněna, je si třeba uvědomit nebezpečí, která je mohou ohrozit. Jednoduše se budeme snažit předvídat, co by se mohlo stát. Zničení, zneužití nebo odcizení, data prostě mají svou cenu, cenu času, po který jsme na nich pracovali, cenu unikátu, například většina fotografií je nevratná atd. Každý si to jistě dovede představit. Uvedu tedy nejčastější situace, které mohou nastat.
  • Technická havárie počítače, nebo pevného disku (někdy i v důsledku virové nákazy).
  • Odcizení celého počítače, a to i na cestách při ztrátě zavazadel. Mějte prosím svůj notebook vždy u sebe v příručním zavazadle. Pokud to není možné, vždy zálohujte klíčová data některým z výše uvedených způsobů. Prezentace a dokumenty například na kongresy si, pokud je to možné, pošlete mailem na svůj poštovní účet, nebo využijte např. službu www.uschovna.cz, kde uložíte až 100 MB dat po dobu 14 dní.
  • „Zapomenutá data“ při výměně PC za nový přístroj nebo při rekonstrukci (ukvapené formátování).
  • Zálohy dat ukládejte vždy jinde, než je umístěn PC. Například data z práce doma a naopak. Raději v trezoru nebo uzamčené a chráněné před dětmi. Stejně tak přenosná media.
  • USB flash-disky přenášejte prosím v kovovém obalu, nebo alespoň zabalené v alobalu. (pozor! jsou malé a ztrácejí se!). Mobilní telefony a elektromagnetické vlnění v dopravních prostředcích je mohou zcela zničit. Stejně tak bezpečnostní kontroly na letištích.
  • Z právního hlediska je třeba písemně zavázat zaměstnance firmy pro manipulaci s informacemi a mlčenlivosti i po jejich odchodu. Smlouvou je třeba ošetřit i povinnosti organizací spravujících vaše informační systémy a databáze.

Slovo závěrem

Můj závěr bude velmi krátký a budu v něm parafrázovat: Zálohovat, zálohovat, zálohovat!

Doručeno do redakce dne 21. dubna 2013

Richard Beneš

richard.benes@vfn.cz

Gynekologicko-porodnická klinika 1. LF UK a VFN, Praha

www.vfn.cz